湖南理工学院校园卡资金结算管理办法-湖南理工学院信息中心

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湖南理工学院校园卡资金结算管理办法

发表时间：2016-05-17　点击数：

第一章总则

第一条为规范学校校园卡管理办公室资金结算和财务管理，充分发挥校园卡的作用，提高校园卡运行效率，根据上级和学校财务制度有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条校园卡管理办公室是湖南理工学院校园卡的管理部门，隶属学校信息中心，实行信息中心与计财处双重管理。校园卡管理办公室负责校园卡的日常运行管理工作，计财处协助校园卡管理办公室进行资金与账务管理。
第三条校园卡资金纳入学校财务统一管理，实行“专项管理、单独核算、收支两条线”。资金管理遵循学校财务规章制度，由信息中心负责审核，计财处负责资金的归集、核算及划转。
第四条校园卡资金结算原则：
1．恪守信用，履约付款；
2．计财处不垫款。

第二章业务分类

第五条校园卡本金的充值：是指向校园卡持卡人（以下简称用户）的校园卡个人账户增加资金的行为。本金的充值包括以下几种业务类型：
（一）圈存充值：是指用户通过校园内圈存设备自助进行银行转账充值。
（二）现金充值：是指用户直接到校园卡充值点通过现金缴纳或现金充值机自助现金充值的方式进行充值。
1.现金充值人员负责每天将柜面收取和充值机收取的现金分别清理汇总后，及时将现金交存学校银行账户，同时将银行的现金缴款单交计财处进行账务处理。
2.校园卡财务管理人员负责对充值人员的业务进行审核，每天核对充值金额，保证系统数据与实际金额一致，每月底将填写的《“校园一卡通”现金充值月报表》交校园卡管理办公室。
（三）转账充值：是指登录校园卡APP手机客户端后通过签约银行转账、微信支付、支付宝等多种方式向校园卡账号充值。校园卡财务管理人员应及时到计财处领取一卡通专用存款账户流水清单，完成系统数据与第三方账目的核对。
第六条本金消费：是指“用户”在商户（是指经校园卡管理办公室授权，利用校园卡系统进行经营结算的单位、公司或个人）的POS机刷卡消费。“用户”刷卡后，持卡人账户资金减少，商户账户资金增加。在商户结算日，校园卡财务管理人员与商户认真核对系统自动产生的《结算汇总表》数据，经商户签字确认，信息中心负责人审核签字并经计财处分管处长审签后，交计财处会计人员进行转账处理。
第七条校园卡收入：是指在校园卡运营过程中产生的收益，包括补卡、换卡时收取的工本费以及其他管理费收入。校园卡管理办公室卡务人员将以现金形式收取的校园卡工本费存入学校专用账户，并将现金缴款单交计财处入账。
第八条校园卡支出：是指在管理校园卡业务活动中发生的各项费用。主要包括业务费、劳务费、制卡成本费以及网络设备运行维护费等各项开支。

第三章商户结算流程

第九条商户的结算每月（或每季度）一次。如有特殊情况，商户的管理部门可与校园卡管理办公室、计财处商定结算周期。
第十条商户结算时，学校所属商户按其所结算的实际消费额的2‰缴纳一卡通系统维护费。其他商户按其所结算的实际消费额的5‰缴纳管理费。
第十一条校园卡各商户应核对每日交易明细账，发现差错应及时和校园卡管理办公室联系。
第十二条校园卡商户下属的子商户及其组织机构发生变更，各商户应及时通知校园卡管理办公室进行更改。否则，由于组织机构变动而造成的系统数据转账不到位，由各商户自行负责。
第十三条商户应自觉遵守校园卡系统操作规范，不得无故脱机使用消费POS机，造成账目不一致的，以校园卡系统认可的最小金额为准进行结算。
第十四条当因系统原因发生商户重复收费现象时，商户应服从学校对商户结算账户的调账处理，在系统内向持卡人作“商户退款”处理。
第十五条已在校园卡管理办公室开户的商户结算，按照以下流程进行：
（一）校园卡管理办公室根据商户的要求打印“结算汇总表”交与各商户对账。
（二）商户签字确认无误后，填制“湖南理工学院校园卡特约商户支取表”。经校园卡管理办公室审核人、复核人、负责人分别签字，加盖校园卡管理办公室公章。
（三）商户凭“湖南理工学院校园卡特约商户支取表”到计财处办理资金划转。

第四章其他

第十六条校园卡管理办公室卡务人员要严格区分收入、本金、系统平账以及其他方式形成的资金，与系统自动产生的《出纳统计表》核对，做到账实相符。
第十七条校园卡只能进行消费，不允许提取现金。
第十八条临时或短期消费，暂未办理校园卡的人员可以使用现金到商户消费（仅限超市），该消费不计入校园卡系统账务，由各商户自行管理。
第十九条教职工和学生补、换校园卡，持本人有效身份证件在校园卡管理办公室卡务受理点办理，收取工本费20元／张。
第二十条校园卡管理办公室系统维护人员需要在后台对校园卡的资金作必要的处理时，必须征得计财处的批准同意，在计财处的协作下共同完成校园卡的资金结算工作。

第五章附则

第二十一条学校可根据实际运行情况对本办法进行完善和修改。
第二十二条本办法自发布之日起施行。
第二十三条本办法由学校授权计财处负责解释。

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